Klauzula informacyjna RODO

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Stowarzyszenie „Parking Odyńca 51/61” z siedzibą w Łodzi, przy ul. Odyńca 51/61, 93-150 Łódź.

Adres e-mail: parkingodynca@gmail.com

2. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw wynikających z RODO można kontaktować się z Zarządem Stowarzyszenia pod adresem wskazanym powyżej.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• rozpatrzenia deklaracji członkowskiej, podjęcia działań na żądanie kandydata przed przyjęciem do Stowarzyszenia oraz nawiązania i wykonywania stosunku członkostwa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• prowadzenia ewidencji członków, realizacji praw i obowiązków statutowych, komunikacji z członkami, organizacji Walnych Zebrań, obsługi odwołań oraz dokumentowania uchwał i działań Stowarzyszenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO;
• przydzielania i obsługi miejsc parkingowych, prowadzenia historii ich przydziałów, identyfikacji pojazdów, zapewnienia porządku i bezpieczeństwa na terenie parkingu oraz obsługi związanych z tym rozliczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO;
• naliczania i rozliczania składek członkowskich, kaucji, innych należności, nadpłat, korekt i zwrotów oraz prowadzenia historii rozliczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c oraz lit. f RODO;
• realizacji obowiązków rachunkowych, podatkowych, sprawozdawczych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• utworzenia i obsługi konta użytkownika w aplikacji Stowarzyszenia, wysyłania zaproszeń do rejestracji, uwierzytelniania użytkownika, resetowania hasła i zarządzania uprawnieniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO;
• udostępniania członkom aktualności, ogłoszeń, informacji o zebraniach, dokumentów i komunikatów związanych z działalnością Stowarzyszenia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO;
• wysyłania wiadomości związanych z kontem, członkostwem, rozliczeniami, dokumentami, aktualnościami, ogłoszeniami i zebraniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, lit. c lub lit. f RODO, zależnie od charakteru wiadomości;
• zapewnienia bezpieczeństwa systemu, wykrywania prób nieuprawnionego dostępu, rejestrowania logowań, zmian danych i operacji wykonywanych przez administratora oraz Zarząd – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, dokumentowania zdarzeń oraz ochrony osób i mienia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• realizacji dodatkowych, dobrowolnych celów, np. udziału w dodatkowych kanałach komunikacji lub otrzymywania nieobowiązkowych powiadomień – na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Zakres przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko; adres zamieszkania; adres e-mail; numer telefonu;
• datę przystąpienia do Stowarzyszenia, numer członkowski, status członkostwa oraz informacje o pełnieniu funkcji w Zarządzie;
• informacje o przypisanych miejscach parkingowych oraz historię ich przydziału i odebrania;
• markę, model i numer rejestracyjny pojazdu;
• informacje o składkach członkowskich, kaucjach, innych należnościach, zaległościach, nadpłatach, korektach i zwrotach;
• kwoty i daty wpłat, sposób płatności, tytuły przelewów i numery potwierdzeń;
• informacje o akceptacji Statutu, regulaminów, polityki prywatności i klauzuli RODO;
• informacje dotyczące uczestnictwa w zebraniach oraz wyświetlenia komunikatów lub aktualności, jeżeli system prowadzi takie statystyki;
• dane dotyczące konta użytkownika, w tym login, status konta, role i uprawnienia;
• informacje o logowaniach, resetach hasła i blokadach konta;
• dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, identyfikator sesji, data i godzina operacji;
• dane wynikające z korespondencji prowadzonej ze Stowarzyszeniem.

Administrator nie przechowuje hasła użytkownika w postaci jawnej.

Zakres przetwarzanych danych jest każdorazowo ograniczany do informacji niezbędnych do realizacji określonego celu.

5. Dane przetwarzane w aplikacji internetowej

W przypadku korzystania z aplikacji internetowej Stowarzyszenia dane mogą być przetwarzane również w celu:

• logowania do konta i utrzymania sesji użytkownika;
• rozpoznawania roli i zakresu uprawnień;
• prezentowania użytkownikowi wyłącznie danych i dokumentów, do których posiada dostęp;
• prowadzenia historii operacji i obsługi powiadomień;
• zapewnienia bezpieczeństwa systemu i ochrony przed próbami nieautoryzowanego dostępu;
• rejestrowania operacji wykonywanych przez administratora i członków Zarządu;
• zapewnienia prawidłowego działania rozliczeń i przypisań płatności.

Aplikacja może wykorzystywać technicznie niezbędne pliki cookies i podobne mechanizmy. Szczegółowe informacje znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane:

• upoważnionym członkom Zarządu Stowarzyszenia i administratorom systemu;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, informatyczne, serwisowe, hostingowe, bazodanowe, pocztowe, przechowywania plików i kopii zapasowych;
• bankom, podmiotom świadczącym pomoc prawną i ubezpieczycielom, jeżeli będzie to niezbędne;
• właścicielowi lub uprawnionemu zarządcy terenu, jeżeli jest to niezbędne do obsługi parkingu;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Dane nie są co do zasady udostępniane innym członkom Stowarzyszenia, chyba że wynika to z przepisów prawa, Statutu, charakteru dokumentu, jawności uchwały albo dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Dane osobowe przetwarzane w ramach działalności Stowarzyszenia oraz aplikacji internetowej są przechowywane i przetwarzane wyłącznie na terenie EOG.

Administrator dobiera dostawców usług informatycznych, hostingowych, pocztowych i związanych z przechowywaniem danych w taki sposób, aby dane osobowe nie były przekazywane poza EOG.

8. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo potrzebny do ochrony przed roszczeniami. W szczególności:

• dane kandydata przyjętego do Stowarzyszenia – przez okres członkostwa, a po jego ustaniu przez okres niezbędny do zakończenia rozliczeń, realizacji obowiązków prawnych i upływu właściwych terminów przedawnienia;
• dane kandydata nieprzyjętego – do zakończenia postępowania dotyczącego przyjęcia i ewentualnego postępowania odwoławczego, a następnie przez 12 miesięcy od ostatecznego rozstrzygnięcia, chyba że wcześniej powstanie roszczenie lub postępowanie;
• dokumentacja rachunkowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami prawa;
• informacje dotyczące składek, kaucji, wpłat, korekt i zwrotów – przez okres potrzebny do prawidłowego rozliczenia oraz upływu właściwych terminów dochodzenia roszczeń;
• dane dotyczące miejsc parkingowych i pojazdów – przez okres korzystania z miejsca, a następnie przez okres potrzebny do zakończenia rozliczeń oraz udokumentowania historii przydziału;
• dane konta użytkownika – przez okres aktywności konta, a po jego zablokowaniu w zakresie koniecznym do zachowania historii i bezpieczeństwa;
• dane związane z zaproszeniem do rejestracji – do wykorzystania lub wygaśnięcia zaproszenia, a następnie przez okres techniczny wymagany do zachowania historii zdarzenia;
• informacje o zgodach i potwierdzeniach zapoznania się z dokumentami – przez okres wymagany do wykazania, kiedy i jaką wersję dokumentu zaakceptowano;
• logi bezpieczeństwa i dzienniki zdarzeń – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, rozliczalności działań oraz wyjaśniania incydentów;
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

Po ustaniu członkostwa konto użytkownika może zostać zablokowane, a dane oznaczone jako archiwalne. Dane, które nie są już niezbędne, mogą zostać usunięte albo zanonimizowane.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu, w zakresie przewidzianym przez RODO, prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania i uzupełnienia danych;
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• przenoszenia danych, jeżeli ma ono zastosowanie;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Administrator może nadal przechowywać dane, jeżeli jest to niezbędne do realizacji obowiązku prawnego, prowadzenia rozliczeń albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

10. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Obowiązek podania danych

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest konieczne w zakresie niezbędnym do rozpatrzenia deklaracji członkowskiej, prowadzenia członkostwa, przydzielenia miejsca parkingowego, prowadzenia rozliczeń, wykonywania praw i obowiązków członka oraz utworzenia i obsługi konta użytkownika, jeżeli członek zdecyduje się z niego korzystać.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić przyjęcie do Stowarzyszenia albo wykonywanie praw i obowiązków wynikających z członkostwa. Utworzenie konta w aplikacji internetowej nie jest obowiązkowe. Podanie danych oznaczonych jako dobrowolne nie wpływa na decyzję o przyjęciu do Stowarzyszenia.

Jeżeli członek nie chce korzystać z dostępu internetowego, jego dane i rozliczenia mogą być nadal prowadzone w systemie przez administratora lub Zarząd Stowarzyszenia.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec Pani/Pana decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływających na Panią/Pana wyłącznie w sposób zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie.

System może automatycznie wykonywać czynności techniczne i rozliczeniowe wynikające z zasad przyjętych przez Stowarzyszenie, w szczególności naliczać składki członkowskie, wyliczać składki proporcjonalne, zmieniać status należności po upływie terminu, obliczać saldo, przypisywać dane do właściwych okresów rozliczeniowych i porządkować dane finansowe. Czynności te mogą być sprawdzane i korygowane przez uprawnionego administratora lub członka Zarządu.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed utratą, nieuprawnionym dostępem, zmianą albo ujawnieniem. W szczególności system może wykorzystywać:

• indywidualne konta użytkowników i kontrolę dostępu według ról;
• bezpieczne przechowywanie haseł i szyfrowaną transmisję danych;
• rejestrowanie działań administracyjnych i ograniczenie liczby nieudanych prób logowania;
• kopie zapasowe;
• ograniczenie dostępu członków wyłącznie do ich własnych danych;
• mechanizmy monitorujące bezpieczeństwo aplikacji.

Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione i tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im obowiązków.

14. Dane osób bez konta internetowego

Członek Stowarzyszenia może nie posiadać konta internetowego w aplikacji. W takim przypadku:

• jego dane osobowe są nadal przetwarzane w związku z członkostwem;
• składki, kaucje i inne rozliczenia są prowadzone w systemie;
• miejsca parkingowe i pojazdy mogą być ewidencjonowane;
• dane są dostępne dla uprawnionych członków Zarządu i administratora;
• członek może w późniejszym czasie otrzymać zaproszenie do utworzenia konta.

Brak konta internetowego nie wpływa na prawa i obowiązki wynikające z członkostwa w Stowarzyszeniu.

15. Dane byłych członków

Po ustaniu członkostwa:

• dostęp do konta internetowego zostaje zablokowany;
• dane mogą zostać oznaczone jako archiwalne;
• historia finansowa, dokumentacja księgowa oraz informacje wymagane do rozliczeń mogą być nadal przechowywane;
• dane, których dalsze przechowywanie nie jest konieczne, mogą zostać usunięte lub zanonimizowane;
• Administrator może zachować minimalny zakres informacji potrzebny do udokumentowania historii członkostwa, rozliczeń oraz ochrony przed roszczeniami.

16. Pliki cookies

Aplikacja internetowa wykorzystuje wyłącznie technicznie niezbędny cookie służący do logowania, utrzymania sesji użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania chronionej części systemu. Szczegółowe informacje znajdują się w odrębnej Polityce cookies.

17. Zmiany klauzuli informacyjnej

Treść niniejszej klauzuli może zostać zaktualizowana w przypadku zmiany sposobu działania Stowarzyszenia, funkcjonalności aplikacji internetowej, zakresu przetwarzanych danych, wykorzystywanych usług informatycznych lub obowiązujących przepisów prawa.

Aktualna wersja klauzuli będzie dostępna w aplikacji internetowej Stowarzyszenia.